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Aktualität dienstlicher Beurteilungen als Grundlage der Beförderungsauswahl

Vorab ein Hinweis darauf, dass eine wichtige Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts zu diesen Fragen ergangen ist. Das Urteil vom 09.05.19 in der Sache  2 C 2.18 ist auf der Seite des Bundesverwaltungsgerichts veröffentlicht.
Hinsichtlich der Aktualität der Beurteilungen zeigt sich das Gericht jetzt zumindest im Hinblick auf Regelbeurteiungen großzügig. Sie dürfen je nach den Umständen des Einzelfalles bis zu drei Jahre alt sein (RN 33 ff. der Entscheidung).

In dem Beschluss vom 15.02.18 - BVerwG 2 B 50.17 -, mit dem es die Revision zugelassen hatte, hatte das Bundesverwaltungsgericht sich auf die bereits vorliegende Rechtsprechung bezogen, insbesondere auf BVerwG, Urteile vom 11.02.09 - 2 A 7.06 - Rn. 20 und vom 30.06.11 - 2 C 19.10 - BVerwGE 140, 83 Rn. 23; Beschlüsse vom 22.11.12 - 2 VR 5.12 - BVerwGE 145, 112 Rn. 28 ff. und vom 10.05.16 - 2 VR 2.15 - BVerwGE 155, 152 Rn. 22 f.
Die erwähnten Entscheidungen sollte man heranziehen, wenn es um Fragen der Aktualität von Beurteilungen geht.
In dem konkreten Fall, der jetzt weiter geführt und am 09.05.19 entschieden wurde, ging es um ein Urteil des OVG Münster vom 01.06.17 - OVG 6 A 2334/14 -, welches Sie im Internet finden.
Das OVG hatte entschieden (hier nur der Leitsatz):
"Grundsätzlich ist eine hinreichende Aktualität einer zu einem bestimmten Stichtag erstellten Regelbeurteilung dann anzunehmen, wenn dieser im Zeitpunkt der Auswahlentscheidung nicht mehr als drei Jahre zurückliegt.
Hat ein Beamter nach dem Beurteilungsstichtag der letzten Regelbeurteilung während eines erheblichen Zeitraums grundlegend andere Aufgaben wahrgenommen, ist im Auswahlverfahren um eine Beförderungsstelle eine Anlassbeurteilung zu erstellen."
Das Bundesverwaltungsgericht hat die Entscheidung des OVG aufgehoben und dabei am Rande bemerkt:
"Selbst wenn ein Aktualisierungsbedarf bei einem Beamten besteht, führt dies nicht dazu, dass deswegen auch für alle anderen Mitbewerber, bei denen keine relevante Änderung in der Aufgabenwahrnehmung gegeben ist, Anlassbeurteilungen erstellt werden müssen. Diese Beurteilungen bleiben aktuell, solange sie nicht älter als der Regelbeurteilungszeitraum sind."
 

Beurteilungen müssen aktuell sein. Achtung: Die Rechtsprechung ist in Bewegung.

Wir können auf dieser Internetseite nicht immer (tages-) aktuell sein.

Lange hat in der Frage, wie aktuell Beurteilungen sein müssen, die Rechtsprechung den Ton angegeben.
Inzwischen gibt es dazu verschiedene gesetzliche Regelungen, die im wesentlichen alle auf das gleiche hinauslaufen: eine Beurteilung sollte zum Zeitpunkt einer Beförderungsauswahl auf keinen Fall älter als drei Jahre sein.
Dennoch streitet sich die Rechtsprechung weiter, die Gerichte vertreten unterschiedliche Auffassungen.
Das Bundesverwaltungsgericht hat in der erwähnten Entscheidung vom 09.05.19 - wie oben erläutert - auf den Regelbeurteilungszeitraum abgestellt, der oft auf drei Jahre gestellt ist, aber auch länger oder kürzer sein kann.

Sehr akribisch befasst sich eine im Internet zu findende Entscheidung mit diesen Fragen: Oberverwaltungsgericht Rheinland-Pfalz, Beschluss vom 08.01.19 - 2 B 11406/18 -.

Es ist festzuhalten, dass die Fragestellung auf der Ebene von Oberverwaltungsgerichten zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen führen kann.

Man muss dabei auf jeden Fall zwischen Regelbeurteilungen und Anlassbeurteilungen unterscheiden.
Als Faustregel könnte gelten, dass Regelbeurteilungen nicht älter sein sollten als der übliche Beurteilungszeitraum, keinesfalls aber älter als drei Jahre.
Anlassbeurteilungen sollten noch wohl überwiegend vertretener Auffassung zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung nicht älter als ein Jahr sein.

Vielleicht gibt der folgende Auszug die im Jahr 2022 herrschende Auffassung richtig wieder:

OVG Lüneburg, Beschluss vom 21.07.22 - 5 ME 128/21 -

RN 35
d) Der Beigeladene zu 2. konnte die Beurteilungen des Antragstellers und des Beigeladenen zu 1. mit Blick auf ihre Aktualität seiner Auswahlentscheidung zugrunde legen.
RN 36
Unter welchen Voraussetzungen zurückliegende Beurteilungen noch eine hinreichend verlässliche Grundlage für eine Auswahlentscheidung darstellen, lässt sich nicht generell, sondern nur unter Berücksichtigung aller Umstände des jeweiligen Einzelfalls beantworten (Nds. OVG, Beschluss vom 18.12.08 - 5 ME 353/08 -, juris Rn. 15; Beschluss vom 21.09.11 - 5 ME 241/11 -, juris Rn. 10). Dabei können diese Umstände eine Anlassbeurteilung sogar dann gebieten, wenn die einschlägigen Beurteilungsrichtlinien eine solche Beurteilung grundsätzlich nicht vorsehen (Nds. OVG, Beschluss vom 21.09.11 - 5 ME 241/11 -, juris Rn. 10). Dies gilt insbesondere dann, wenn der Beamte nach dem Beurteilungsstichtag der letzten Regelbeurteilung während eines erheblichen Zeitraums wesentlich andere Aufgaben wahrgenommen hat (BVerwG, Urteil vom 09.05.19 - 2 C 1.18 -, juris Rn. 37 ff.) oder wenn in Bezug auf seine dienstliche Verwendung seitdem einschneidende Veränderungen aufgetreten sind (Nds. OVG, Beschluss vom 21.09.11 - 5 ME 241/11 -, juris Rn. 10; Beschluss vom 16.10.20 - 5 ME 117/20 -). Liegen keine besonderen Umstände vor, so ist eine Regelbeurteilung grundsätzlich noch hinreichend aktuell, wenn der Beurteilungsstichtag höchstens drei Jahre vor dem Zeitpunkt der Auswahlentscheidung liegt (BVerwG, Urteil vom 09.05.19 - 2 C 1.18 -, juris Rn. 34).
RN 37
Danach war im hier maßgeblichen Zeitpunkt der Auswahlentscheidung im März 2021 ein Leistungsvergleich auf der Basis der letzten Regelbeurteilungen des Antragstellers vom 4. Juni 2020 sowie des Beigeladenen zu 1. vom 12. Dezember 2019 möglich. Beide Beurteilungen waren hinreichend aktuell. Insbesondere bedurfte es keiner Anlassbeurteilung des Antragstellers aufgrund einer von ihm geltend gemachten positiven Entwicklung seines Leistungs- und Befähigungsbildes seit seiner letzten Beurteilung (Antragsschrift, S. 4 [Bl. 10/GA]). Es bestehen keine Anhaltspunkte dafür, dass die Regelbeurteilung vom 4. Juni 2020 das Leistungsbild des Antragstellers im Zeitpunkt der Auswahlentscheidung - d. h. etwa ein dreiviertel Jahr später - aufgrund besonderer Umstände wie etwa der Übernahme höherwertiger Aufgaben nicht mehr verlässlich widergespiegelt hätte. In diesem Zusammenhang ist das Vorbringen des Antragstellers widersprüchlich. So hat er im Beschwerdeverfahren nunmehr vorgetragen, die (ihm nicht eröffnete) Beurteilung vom 16. April 2021 (Beurteilungszeitraum vom 01.01. - 31.12.2020) sei aufgrund seiner Erkrankung nicht verwertbar, weil er im Jahr 2020 ganz überwiegend keinen Dienst geleistet habe und seit dem 10. Juni 2020 nach einer Wirbelsäulenoperation dienstunfähig gewesen sei (Schriftsatz vom 9. Mai 2022, S. 2 [Bl. 187/GA]). Weiter macht er geltend, dass für den Beurteilungszeitraum des Jahres 2020 ausreichende Erkenntnisse über sein Leistungs- und Befähigungsbild fehlten. Inwiefern es in Anbetracht dessen bei ihm zu der behaupteten merklichen Leistungssteigerung gekommen sein soll, ist weder dargelegt noch ersichtlich.


Regelbeurteilungen

VGH Baden-Württemberg, Beschluss vom 17.06.16 - 4 S 585/16 - / zu Regelbeurteilungen

Leitsatz

1. Wenn Regelbeurteilungen nach den maßgeblichen Vorschriften alle drei Jahre zu erstellen sind, können sie Personal­entscheidungen grundsätzlich zugrunde gelegt werden, wenn sie nicht vor längerer Zeit als vor drei Jahren erstellt wurden. Der Rechtsauffassung, dienstliche Beurteilungen dürften im Zeitpunkt der Auswahlentscheidung nicht älter als ein Jahr sein, folgt der Senat weiterhin nicht (...).

2. Eine Regelbeurteilung kann für ein Auswahlverfahren zwar unter Umständen dann nicht mehr hinreichend aktuell sein, wenn der Bewerber nach dem Beurteilungsstichtag (auf Veranlassung des Dienstherrn) andere Aufgaben wahrgenommen hat. Der Umstand allein, dass ein Beamter auf demselben Dienstposten im Rahmen seines unveränderten Aufgabenfeldes seine Leistungen im nächsten Regelbeurteilungszeitraum steigert, verpflichtet den Dienstherrn jedoch nicht, eine neue Beurteilung vor dem nächsten Regelbeurteilungsstichtag zu erstellen.

Hessischer Verwaltungsgerichtshof, Beschluss vom 29.12.21 - 1 B 918/20 -

Leitsatz
1. Bei einem Beurteilungssystem, das - wie § 39 HLVO (juris: LbV HE 2014) - Regelbeurteilungen in Abständen von drei Jahren vorsieht, behalten Regelbeurteilungen grundsätzlich in dem in § 39 Abs 1 S 3 HLVO (juris: LbV HE 2014) genannten Zeitraum von drei Jahren zwischen dem Ende des Beurteilungszeitraums und dem Zeitpunkt der Auswahlentscheidung ihre Aktualität für die Bestenauslese nach Art 33 Abs 2 GG (Änderung der Rechtsprechung).
2. Eine dienstliche Beurteilung muss eine Eignungsprognose für das angestrebte Amt enthalten, wenn dies durch Rechtssatz bestimmt ist oder der Beurteilungspraxis entspricht, insbesondere wenn sie durch entsprechende Beurteilungsrichtlinien gesteuert wird. Andernfalls obliegt diese Eignungsprognose der für die Personalentscheidung zuständigen Stelle, vollzieht sich also außerhalb des Beurteilungsverfahrens.

Orientierungssatz
Mit Leitsatz 1 hebt das Gericht seine bisherige Rechtsprechung auf; Vergleiche: VGH Kassel, 2011-06-22, 1 B 499/11


Anlassbeurteilungen

Anlassbeurteilungen sollten nicht älter sein als ein Jahr, so jedenfalls die überwiegende Rechtsprechung

OVG NRW, Beschluss vom 30.11.21 - 1 B 1341/21 -

RN 16
...
Eine aus Anlass einer Auswahlentscheidung gefertigte Beurteilung wird regelmäßig jedenfalls dann nicht mehr hinreichend aktuell sein, wenn sie im Zeitpunkt der Auswahlentscheidung mehr als ein Jahr alt ist.
RN 17
Vgl. insoweit Hess VGH, Beschluss vom 22.06.16 – 1 B 649/16 –, juris, Rn. 13 f. (14), Lorse, Die dienstliche Beurteilung, 7. Aufl. 2020, Rn. 81c, und Wolff, Die Aktualität der dienstlichen Beurteilung, ZBR 2016, 7 ff. (8).

VG Kassel, Beschluss vom 11.11.19 - 1 L 1289/19.KS - zu Anlassbeurteilungen

So ist ... das Auswahlverfahren zunächst nicht deshalb fehlerhaft, weil der Antragsgegner für die Antragstellerin eine neue dienstliche Anlassbeurteilung erstellt und nicht die bereits vorliegende dienstliche Beurteilung vom 08.06.16 als Grundlage für das Auswahlverfahren berücksichtigt hat. Die Prämisse der Prozessbevollmächtigten, dass eine dienstliche Anlassbeurteilung jeweils für den folgenden Beurteilungszeitraum (hier: 3 Jahre gem. Ziff. 5.1 der Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Lehrkräfte des Landes Hessen im Bereich des Hessischen Kultusministeriums vom 14.07.15 – im Folgenden: Beurteilungsrichtlinien HKM 2015) noch hinreichend aktuell sei, entspricht nicht der Rechtsprechung des Hess. VGH (Beschluss vom 22.06.16 - 1 B 649/16 -, juris). Dieser geht davon aus, dass eine Anlassbeurteilung dann nicht mehr hinreichend aktuell ist, wenn sie älter als ein Jahr ist.

Ob dies bei Regelbeurteilungen anders gesehen werden muss (so das BVerwG, Urteil vom 09.05.19 – 2 C 1/18 -, und VG Kassel, Beschluss vom 28.02.19 – 1 L 2526/19.KS -), ist vorliegend nicht von Belang, ...

Wenn Sie dieses Problem wirklich vertieft bearbeiten wollen, dann sollten Sie ergänzend eine in der Rechtsprechungsdatenbank des Landes Hessen enthaltene Entscheidung heranziehen:
VG Wiesbaden, Beschluss vom 18.03.20 - 3 L 514/18.WI -, dort ab RN 104.

Beförderungsrichtlinien

Beförderungsrichtlinien können zur Frage der Aktualität andere Regelungen treffen. So geht zum Beispiel die Richtlinie der Feuerwehr Hamburg davon aus, dass Beurteilungen zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung nicht älter als sechs Monate sein dürfen. (Stand 31.12.21)
Die hamburgische Rechtsprechung misst die dienstlichen Beurteilungen der Feuerwehr Hamburg an dieser Vorgabe aus deren eigenen Beurteilungsrichtlinien, vgl. Hamburgisches Oberverwaltungsgericht, Beschluss vom 19.02.2016 - 5 Bs 212/ 15 - und Verwaltungsgericht Hamburg, Beschluss vom 08.12.21 - 20 E 3999/21.

Gesetze

§ 22 Bundesbeamtengesetz:
(1) Für Beförderungen gelten die Grundsätze des § 9. Erfolgt die Auswahlentscheidung auf der Grundlage dienstlicher Beurteilungen, darf das Ende des letzten Beurteilungszeitraums zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung höchstens drei Jahre zurückliegen.

§ 59 Landesbeamtengesetz Schleswig-Holstein: Dienstliche Beurteilung, Dienstzeugnis
(1) Eignung, Befähigung und fachliche Leistung der Beamtinnen und Beamten sind dienstlich zu beurteilen. Erfolgt eine Auswahlentscheidung auch auf der Grundlage dienstlicher Beurteilungen, besitzen die Beurteilungen hinreichende Aktualität, deren Ende des Beurteilungszeitraumes zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung nicht länger als drei Jahre zurückliegt.

§ 61 Landesbeamtengesetz Mecklenburg-Vorpommern: Dienstliche Beurteilung, Dienstzeugnis
(1) Eignung, Befähigung und fachliche Leistung der Beamten sind dienstlich zu beurteilen. Erfolgt eine Auswahlentscheidung auch auf der Grundlage dienstlicher Beurteilungen, besitzen die Beurteilungen hinreichende Aktualität, deren Ende des Beurteilungszeitraumes zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung nicht länger als drei Jahre zurückliegt.


Weiter in der grauen Theorie:

Falls Sie nun bemerken, dass die viele Theorie Sie wirklich ermüdet, überpringen Sie vielleicht Hinweise auf Gesetze und Beförderungsrichtlinien und wählen unter den folgenden Angeboten:
Beamtenrecht / Übersicht Beamtengesetze
<Konkurrentenschutz Konkurrentenschutz: Themen A - Z
Bewerbungsverfahrensanspruch
Organisationsentscheidung Organisationshoheit des Dienstherrn schon in höherwertiger Funktion? wertgleiche Umsetzung Auswahl unter BewerbernKonkurrenz nach Art. 33 II GG gesundheitliche Eignung Disziplinarverfahren Laufbahnbefähigung Beförderungsverbote Stehzeit im Amt als Voraussetzung Beförderungsplanstelle schon in höherwertiger Funktion? wertgleiche Umsetzung Einengung des Bewerberkreises Leistungsprinzip / Art. 33 II GG
Beurteilung als Grundlage BVerfG 2 BvR 1120.12 BVerwG 2 C 14.02 Überprüfung aller Beurteilungen Beurteilungen gleich gut? OVG Lüneburg - 5 ME 151/16 Punktbewertung ohne Text? Vergleichbarkeit der Beurteilungen Änderung während Auswahl
Beamte vs. Tarifbeschäftigte Hochschulrecht / Professur Konkurrenz um Richterstelle § 9 BBG (und AGG) spezielle Gesetze Beförderungsrichtlinien
Die Handhabung faires Auswahlverfahren Stellenausschreibung Pflicht? Ausschreibung / Kriterien Ausschreibung/ Anforderungsprofil Das weitere Auswahlverfahren Bewerbungsfrist Auswahl- / Vorstellungsgespräch Assessmentcenter Persönlichkeitstest Abbruch des Auswahlverfahrens Mitteilung von Ablehnung
Was tun im Streitfall? Überprüfung ist eilig Akteneinsichtsrecht Inhalt der Akten Widerspruch und/oder Klage Eilverfahren im Beförderungsstreit Der / die Beigeladene
Weitere Informationen Mehrfachbewerbung des Beamten Bewährungsaufstieg Besondere Testverfahren? Persönlichkeitstest BIP Aufstieg nur für Ältere? Aufstieg: Länge der Dienstzeit Schadensersatz rechtswidrige Vergabe der Stelle Rechtsprechung Bundeslaufbahnverordnung